Concierge Finland - VIP-palvelut

Tietosuojaseloste

Concierge Finland Oy:n asiakas, kumppani ja markkinointi tietoja koskeva tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Concierge Finland Oy
Y-tunnus 2760296-8

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Concierge Finland Oy
Sinikalliontie 5
02630 Espoo
help@conciergefinland.com

Rekisterin nimi

Concierge Finland Oy:n asiakas-, kumppani- ja markkinointirekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisteröinnin perusteena on asiakkaan tai kumppanin Concierge Finland Oy:n kanssa sopimuksella vahvistettu liiketoimintasuhde tai erillinen suostumus asiakastietojen käsittelyyn. Rekisteri tarkoituksena on ylläpitää Concierge Finland Oy:n asiakkaiden ja kumppaneiden välisen yhteistyön edellyttämiä henkilötietoja, varmistaa sujuva asiakaspalvelu sekä etujen ja palveluiden tuottaminen ja tarjoaminen, mahdollistaa markkinointi sekä liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan tai kumppanin kanssa seuraavanlaisissa tarkoituksissa:

  • ohjelmapalveluostojen tai muiden palvelu-/ tavaraostojen toteutukseen ja vahvistamiseen asiakkaalle
  • ostoihin liittyvän lisäinformaation välittämiseen
  • tarjouspyyntöihin vastaamiseen
  • verkkosivuston kautta suoritettujen pyyntöjen toteuttamiseen ja vahvistamiseen asiakkaalle
  • yritysasiakkaille sovitun kokonaisuuden tuottamiseen, toimittamiseen, laskutukseen sekä asiakassuhteen hoitamiseen
  • tapahtumien järjestämisen edellyttämiä erityistietoja kuten ruokavalio tai huomioitavat terveystiedot
  • tuotteiden, palveluiden ja liiketoiminnan analysointiin ja kehittämiseen sekä tarvittavaan tilastointiin
  • palaute-, poikkeama ja tyytyväisyystietojen keräämiseen
  • mainonta, markkinointi ja suoramarkkinointi tarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häneen kohdistuva
  • suoramarkkinointi
  • alaikäisten tiedot
    • Concierge Finland voi pyytää tilauslomakkeissaan täysi-ikäisiä asiakkaitaan syöttämään alaikäisten lasten nimiä tai lempinimiä. Näitä alaikäisiin liittyviä tietoja ei hyödynnetä missään muussa tarkoituksessa kuin tilatun tuotteen tai palvelun toimittamiseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia asiakas/kumppanitietoja, kuten:

  • Asiakkuuden tyyppi: Asiakas/kumppani
  • Yrityksen nimi
  • Asiakasnumero
  • Yhteyshenkilö(t)
  • Yhteyshenkilöiden rooli (Yritysasiakkaat)
  • Osoite
  • Laskutustiedot
  • Tilatut ja toimitetut palvelut
  • Yhteistyökumppaneidemme toimittaman palvelun kautta kertyvä tieto
  • Valokuva

Rekisterin tietolähteet

Pääasiallinen henkilötietolähde on asiakkaan tai kumppanin itse ilmoittamat tiedot yhteistyön käynnistyessä, tai sen aikana sekä yhteistyötä koskevissa palaute, poikkeama, tyytyväisyys ja tutkimus tarkoituksessa kerätystä tiedosta. Henkilötietoa muodostuu myös markkinointitarkoituksiin otetuissa valokuvissa, joiden julkaisuun pyydetään aina asianomaisen suostumus. Henkilötietoa kertyy myös henkilöstömme kanssa asioinneista. Henkilötietoa voi kertyä lisäpalveluiden oston yhteydessä.

Tietojen luovutus

Rekisteröityä koskevia tietoja voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän ja sen tytär- /sisaryhtiöiden sisällä sekä yhteistyökumppaneillemme kuvatun käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Muutoin tietoja luovutetaan vain lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, jollei palvelun toteutus sitä edellytä. Tällaisessakin tapauksessa Rekisterinpitäjä takaa, että tarpeellisesta tietoturvatasosta huolehditaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Tietojen suojaus ja säilytys

Henkilötietojen käsittelyn lähtökohta on rekisteröidyn oikeuksien ja vapauden kunnioittaminen tiedon käsittelyn kaikissa vaiheissa, ja että henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on varmistettu. Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee vain niitä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä toiminnan kannalta.

Digitaalisen aineiston tietoturva on hoidettu asianmukaisesti salaten, suojaten eri keinoin sekä hajauttaen. Suojattuun digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Asiakas- / kumppanitietoja säilytetään rekisterissä asiakassuhteen päättymisen ja kaikkien velvoitteiden täyttämisen jälkeen vähintään 1 vuosi ellei erikseen ole muuta sovittu tai lainsäädäntö muuta edellytä.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyspisteelle. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa oikaisua saatuaan tiedon virheestä tai itse havaittuaan virheen. Jos rekisteröidyllä on mahdollisuus oikaista virhe, tulee hänen ilman viivytystä korjata, poistaa tai täydentää virheellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto. Jos rekisteröity ei itse pysty korjaamaan tietoa, tulee korjauspyyntö tehdä.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tulee tehdä tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyspisteelle. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Concierge Finland varaa oikeuden rajoittaa maksuttomien oikaisu-, poistamistiedusteluiden määrän yhteen kertaan per vuosi.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Pyydettäessä siirtoa kirjallisesti, Rekisterinpitäjä toimittaa tarkastusoikeuskohdassa kuvatut tiedot kohtuullisessa ajassa huomioiden toimitettavan tiedon laajuuden. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun Rekisterinpitäjän henkilörekisteristä vastaavaan tahoon.

Kolmansien osapuolten sivustot ja palvelut

Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain Concierge Finland Oy:n ylläpitämiin sivustoihin emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Sivusto voi sisältää linkkejä kolmansien sivustoille. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä muiden sivustojen tietosuojaselosteet.

Tietosuojaselosteen muutokset

Concierge Finland voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutettu tietosuojaseloste on saatavilla sivustolta, jotta käyttäjät ovat aina tietoisia miten heidän henkilötietojaan käsitellään.

Päivitetty viimeksi 20.6.2018.